MyPeopleDoc : présentation du meilleur service digital RH

Bien gérer les ressources humaines est primordial pour conserver une bonne ambiance et un rendement optimal dans une entreprise. Cependant, la gestion des RH peut s’avérer ardue. C’est pour rendre plus aisé le travail des RH que la plateforme MyPeopleDoc a été pensée. Cet outil en ligne permet aux entreprises de mieux communiquer avec leurs salariés. Les détails sur cette plateforme numérique et ses prestations.

MyPeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?

MyPeopleDoc  représente un service RH digital. La plateforme Mypeople Doc fournit des prestations multiples destinées à faciliter le travail des RH. Il s’agit de l’envoi, la réception et le stockage par voie électronique des documents RH. Elle assure aussi à ses clients une stricte confidentialité des données traitées.

L’idée d’un tel outil est née en 2007 et avait pour but de proposer une administration numérique de documents RH. Mais cette idée a progressivement évolué, principalement à cause de la forte demande provenant des ressources humaines. De simple plateforme de gestion de documents, MyPeopleDoc est passée à un outil plus évolué. Le but est désormais de proposer un gain de temps, une réduction des dépenses, des solutions automatisées et plus performantes.

Le système cloud de Mypeople Doc propose de nombreux outils pour simplifier les tâches des directions ressources humaines (DRH). Grâce à ces outils, les documents sont centralisés. Plutôt que d’avoir une tonne de documents physiques, les dossiers des employés sont digitalisés. La gestion des employés en est grandement facilitée.

Comment fonctionne la plateforme MyPeopleDoc ?

Les entreprises qui adoptent cet outil permettent à leurs salariés de créer un coffre-fort numérique personnalisé Mypeople Doc. Pour cela, ils doivent d’abord s’inscrire sur la plateforme. Pour le faire, l’utilisateur doit de se rendre sur mypeopledoc.com et cliquer sur l’onglet de « création de compte ». Il faudra ensuite renseigner un formulaire en ligne avec des informations personnelles, dont une adresse mail valide. L’étape suivante consiste à cliquer sur le bouton « demander une invitation » et à confirmer la demande. Un lien d’activation sera envoyé sur l’adresse mail fournie. Il faudra cliquer dessus, saisir les identifiants fournis par l’entreprise et confirmer l’activation.

Une fois toutes ces étapes validées, le coffre-fort virtuel est actif. Le salarié peut y archiver ses documents professionnels tels que :

  • les bulletins de paie ;
  • les contrats de travail ;
  • les fiches d’entretien ;
  • les fiches de poste, etc.

MyPeopleDoc assure une sécurité, une confidentialité et une légalité aux documents reçus et archivés sur la plateforme. Contrairement à un document envoyé par mail, les documents reçus sur MyPeopleDoc portent une signature. Ils peuvent donc être authentifiés.

Si, au bout d’un moment, les utilisateurs de la plateforme oublient leur mot de passe, il existe une solution. Cette dernière consiste à cliquer sur le bouton « mot de passe oublié » sur la page « se connecter ». Un mail sera envoyé, détaillant la procédure à suivre pour récupérer le code oublié. Il est donc primordial de conserver l’adresse mail fournie lors de la création du coffre-fort. C’est une adresse de récupération.

Les solutions logicielles de MyPeople Doc

La plateforme fonctionne comme un logiciel de gestion des RH. Elle fonctionne donc sur la base de multiples programmes. Il s’agit de :

  • Case Management ;
  • Employee Files Management ;
  • HR Process Automatisation;
  • Advanced analytics.

Le logiciel Case Management est un système destiné à faciliter les interactions entre employeurs et salariés. Si un salarié a une plainte, une demande ou une réclamation, il lui suffit de rédiger un rapport sur Case Management. Après avoir pris connaissance du rapport, l’employeur peut aussi rédiger une réponse à l’adresse de son employé. Il est utilisé pour dans les cas de demandes de congé ou de promotion, par exemple.

La solution Employee Files Management est un espace créé dans le but de mieux gérer les données des employés. Les documents utiles sont mis à la disposition de tous les membres de l’entreprise. Cependant, cet espace se distingue du coffre-fort électronique.

Le logiciel HR Process Automatisation sert principalement à l’automatisation des opérations RH. Il est plus utile pour les cas de mutation et de promotion. Il facilite aussi le calcul des primes, entre autres. Il est efficace, couplé à l’outil Advanced Analytics.

En effet, le système Advanced Analytics analyse en temps réel les données et les performances du personnel des entreprises. Il permet d’évaluer la productivité de chaque employé ainsi que sa motivation. Il influence donc les prises de décisions liées aux promotions ou mutations.

Les avantages du service RH numérique

Cette plateforme présente de nombreux avantages dont les principaux sont les suivants. Elle permet d’incorporer de nouvelles solutions technologiques pour mieux gérer son entreprise. Elle offre aussi une meilleure possibilité de gestion de ses ressources humaines et ainsi, une meilleure qualité de prestations. En effet, les conditions de travail des employées sont améliorées et leur productivité aussi.

L’automatisation des processus RH est un avantage indéniable. Elle permet de gagner du temps. En effet, les tâches RH sont souvent répétitives et fastidieuses. Les automatiser permet d’accomplir ces tâches plus rapidement. De plus, il est facile de créer des formulaires et des documents qui seront ensuite envoyés au personnel en un clic.

L’analyse des processus est également un avantage notable. En effet, il peut être difficile de suivre personnellement tous les employés d’une grande entreprise. Grâce à MyPeopleDoc, il est plus facile de suivre les performances des salariés et d’évaluer la qualité des services de l’entreprise. Cette fonctionnalité est très utilisée pour décider lorsqu’un poste de responsabilité se libère dans la société.

Les problèmes liés au stockage des documents sont solutionnés. De façon classique, les documents étaient disponibles en version papier et stockés aux archives. Mais ce système de classement et d’archivage s’avère peu efficace lorsque le besoin d’un document se fait sentir. En effet, le document peut ne pas être à proximité et la procédure pour le retrouver est longue. Avec MyPeopleDoc, ces désagréments sont supprimés. Les documents sont numériques et retrouvables en quelques clics.

En somme, MyPeopleDoc est l’outil RH par excellence. Il facilite le travail des DRH (directions des ressources humaines) et améliore le rendement global des entreprises. De plus, c’est une alternative écologique qui limite l’utilisation du papier et l’émission des déchets.